Como registar avarias em imóveis arrendados

Registar avarias num imóvel arrendado significa guardar, para cada casa, um histórico com a data em que a avaria foi comunicada, a descrição, fotos do problema, o estado do pedido e a data e foto do arranjo. Organizado por casa, e não por pessoa ou por conversa, este registo responde em segundos a três perguntas: o que está por resolver, em que ponto está cada pedido e o que já foi arranjado.

Porque é que as avarias se perdem

Na maior parte das carteiras de arrendamento, as avarias chegam por telefone, por email e por mensagem, a pessoas diferentes. Cada pedido fica no telemóvel ou na caixa de correio de quem o recebeu. Enquanto essa pessoa está presente, funciona. Quando muda o inquilino, quando alguém da equipa sai ou quando o proprietário pede contas, a informação já não está em lado nenhum.

O resultado é conhecido: o inquilino volta a ligar para perguntar se alguém viu o pedido, a mesma avaria é reportada duas vezes, e na entrega da casa ninguém consegue provar o que foi arranjado, nem quando.

O que deve ficar registado em cada avaria

Um registo útil não precisa de ser complicado. Para cada avaria, guarde:

• A casa: morada e identificação clara (por exemplo, "Rua do Sol 14, 2.º Esq.").
• A data e hora em que foi comunicada. É esta data que conta se mais tarde houver discussão sobre prazos.
• Quem comunicou: o nome do inquilino e um contacto.
• A descrição do problema, nas palavras de quem o reportou.
• Fotos do problema, tiradas no momento.
• A categoria: canalização, eletricidade, humidade, eletrodomésticos, portas e janelas, outros.
• O estado: comunicado, em curso, resolvido.
• O arranjo: o que foi feito, a data, e uma foto do resultado.
• Notas: orçamentos, faturas, decisões do proprietário.

Com estes campos, qualquer pessoa da equipa consegue pegar num pedido a meio, e o histórico continua a fazer sentido daqui a três anos.

Organize por casa, não por pessoa

A regra mais importante é esta: o registo pertence à casa. Os inquilinos mudam, os técnicos mudam, a equipa muda. A casa fica.

Quando o histórico está associado à casa, ganha valor com o tempo. Uma casa com três avarias de humidade em dois anos está a dizer-lhe alguma coisa. Uma casa com o esquentador reparado quatro vezes provavelmente precisa de um novo. Este tipo de padrão só aparece quando todas as avarias da mesma casa estão no mesmo sítio.

Três formas de manter o registo

1. Folha de cálculo

Uma folha com uma linha por avaria e as colunas acima funciona bem para poucas casas. É gratuita e toda a gente sabe usá-la. Os limites aparecem com o volume: as fotos ficam noutro sítio, alguém tem de copiar cada pedido que chega por telefone, e o inquilino não vê o estado do pedido.

Se quer começar por aqui, use o nosso modelo gratuito de registo de avarias em Excel.

2. Email com regras

Pedir que todas as avarias cheguem a um único endereço de email ajuda a centralizar, mas o histórico continua a estar numa caixa de correio, misturado com tudo o resto, e não organizado por casa.

3. Uma ferramenta própria para avarias

Uma ferramenta de registo de avarias faz o trabalho de organização por si: o inquilino comunica diretamente, com foto, o pedido entra já associado à casa certa, e o estado fica visível para todos. É a opção que poupa mais tempo a partir de algumas dezenas de casas.

Como o registo protege o gestor e o proprietário

Um registo completo serve de prova em três momentos:

1. Na entrega da casa. Permite distinguir o que foi desgaste normal do que foi dano, e mostrar o que foi arranjado durante o contrato. Veja a nossa checklist de entrega e devolução de casa arrendada.
2. Numa reclamação. Se um inquilino diz que comunicou uma avaria e ninguém respondeu, o registo mostra quando o pedido chegou e o que foi feito a seguir.
3. Quando o proprietário pede contas. Em vez de reconstruir o ano a partir de mensagens, o gestor mostra a lista de avarias e arranjos daquela casa, com datas e fotos.

A lei portuguesa também dá peso às datas: o inquilino deve avisar o senhorio dos problemas que encontrar, e o senhorio é, em regra, responsável pelas obras de conservação. Saber quando cada aviso foi feito ajuda a esclarecer quem tinha de agir. Explicamos isto no guia quem paga as reparações: senhorio ou inquilino.

Boas práticas que fazem a diferença

• Um único canal de entrada. Se as avarias puderem chegar por cinco caminhos, vão chegar pelos cinco.
• Peça sempre uma foto. Uma foto poupa uma deslocação em muitos casos e fica como prova.
• Atualize o estado. O inquilino que sabe que o pedido foi recebido não volta a ligar.
• Feche com a foto do arranjo. É a prova mais simples de que o trabalho foi feito.
• Não apague nada. Uma avaria resolvida continua a ser útil no histórico.

Como a Fixklarn ajuda

A Fixklarn faz este registo por si. Cada casa tem um QR code: o inquilino lê-o com o telemóvel, descreve a avaria e junta uma foto, sem instalar nenhuma aplicação. O pedido aparece no seu painel, já associado à casa, e o inquilino é avisado quando o estado muda. Fecha o pedido com a foto do arranjo e fica tudo no histórico da casa, com exportação para Excel e PDF.

Veja como funciona ou experimente como inquilino.