Modelo de registo de manutenção por casa (Excel grátis)

Este modelo gratuito em Excel serve para registar todas as avarias e arranjos das casas que arrenda ou gere, numa linha por avaria e com o histórico organizado por casa. Tem as colunas essenciais (casa, data, categoria, descrição, foto, estado, data do arranjo, custo e notas) e uma linha de exemplo. Pode usá-lo já, sem registo e sem custo.

Descarregar o modelo em Excel (.xlsx)

O que tem o modelo

Cada linha é uma avaria. As colunas são:

| Coluna | O que escrever | |---|---| | Casa | Morada e identificação (ex.: "Rua do Sol 14, 2.º Esq.") | | Data | Dia em que a avaria foi comunicada | | Categoria | Canalização, eletricidade, humidade, eletrodomésticos, portas e janelas, outros | | Descrição | O problema, nas palavras de quem o comunicou | | Foto (link) | Ligação para a foto guardada na sua pasta ou na nuvem | | Estado | Comunicado, em curso ou resolvido | | Data do arranjo | Dia em que ficou resolvido | | Custo | Valor pago, se houver | | Notas | Quem fez o arranjo, orçamento, fatura, decisões do proprietário |

Como usar o modelo em 5 passos

1. Uma linha por avaria, nunca por casa. Se a mesma casa tiver três avarias, são três linhas.
2. Escreva a morada sempre da mesma forma. Assim pode filtrar por casa e ver o histórico completo de cada uma.
3. Preencha a data no dia em que a avaria chega, não no dia em que se lembrou de a registar.
4. Guarde as fotos numa pasta por casa e cole a ligação na coluna "Foto". Quando a avaria fecha, junte também a foto do arranjo.
5. Atualize o estado sempre que alguma coisa muda. Uma avaria "em curso" há dois meses é um alerta.

Truques úteis no Excel

• Filtrar por casa: selecione o cabeçalho e ative os filtros. Escolha uma morada e vê só o histórico dessa casa.
• Ver o que está por resolver: filtre a coluna "Estado" por "comunicado" e "em curso".
• Ordenar por data: veja as avarias mais antigas por resolver primeiro.
• Somar custos por casa: use uma tabela dinâmica com "Casa" nas linhas e "Custo" nos valores. Útil quando o proprietário pede contas no fim do ano.

Quando é que uma folha de cálculo deixa de chegar

Uma folha funciona bem com poucas casas e quando é sempre a mesma pessoa a registar. Começa a falhar quando:

• as avarias chegam por telefone e mensagens, e alguém tem de as copiar à mão;
• as fotos ficam espalhadas por telemóveis e pastas diferentes;
• o inquilino não sabe se o pedido foi recebido e volta a ligar;
• várias pessoas editam a mesma folha e as versões divergem;
• a carteira passa das dezenas de casas.

Nessa altura, compensa ter uma ferramenta em que o próprio inquilino comunica a avaria e o registo se faz sozinho.

Porque é que vale a pena manter este registo

Um histórico por casa é a prova de que as avarias foram tratadas. Ajuda na vistoria de saída, numa reclamação de um inquilino e quando o proprietário quer saber o que foi feito na casa dele. Veja como no guia como registar avarias em imóveis arrendados e na checklist de entrega e devolução de casa arrendada.

Como a Fixklarn ajuda

A Fixklarn é este mesmo registo, mas sem copiar nada à mão. Cada casa tem um QR code; o inquilino lê-o com o telemóvel e comunica a avaria com foto, sem instalar nenhuma aplicação. O pedido entra no seu painel já associado à casa, o estado fica visível e fecha com a foto do arranjo. Quando precisar, exporta tudo para Excel ou PDF.

Compare as opções em Fixklarn vs folhas de cálculo, email e telefone ou veja os planos por número de casas.